ソニック私が仕事で実践している仕事が効率よくなる環境づくりを紹介するよ！
誰でもできるから、すぐにでも実践してみてね！
デスク環境
机の上
仕事をするうえで殆どの人が、机を使用していると思います。
この机が仕事を効率よくするうえで一番大事です。
まず、机の上に置くものですが、PCやキーボード、マウスなどの必需品は置いても構いません。
それ以外の物は、作業する時以外は「何も置かない」これが大事です。
大事なので2回言います。机の上は、基本「何も置かない」ことです。
もちろん作業する時には、机の上に書類等を広げてもいいですが、その時も作業する物以外置かないでください。
よく「机の上の整理は頭の中」と言いますが、まさに机の上にその人の整理整頓能力が表れています。
整理整頓ができない人を思い浮かべたときに、仕事ができそう！と思う人はいますか？
いないと思います。
また、机の上が散らかっている人は、だいたいこう言い訳をします。
「どこに何があるか分かっている」
「必要な時に取り出せるから問題ない」
「他人に迷惑をかけていない」
はっきり言ってただの屁理屈です。
職場で仕事ができるなあと思う人は、間違いなく机の上がきれいです。
作業中ではなく、就業開始前や後をぜひ見てみてください。
一日に使える集中力は、人によって違いますが、散らかっているだけで無意識に集中力は使ってしまいます。
集中力の節約は、仕事の出来や効率に大きく関わってきます。
机の上は常にキレイにしておきましょう！
机の中
机の上はキレイだが、机の中はぐちゃぐちゃ、なんてこともあります。
見えなければいいという問題ではありません。
むしろ肝心なのは、中身です。
人間も同じです。「外見がよくて、中身はよくない」嫌ですよね？
机の上も綺麗で、机の中までキレイであれば、それはもう「外見も中身もいい」ということです。
どこに何があるか一目でわかる収納。
これを目指しましょう！
書類管理・ファイル整理
インデックスで見た目をわかりやすく
ファイルにはインデックスやテプラで題目をつけると分かりやすいです。
テプラを使用してインデックスに貼るとさらに見やすいです。
テプラで題目をつける際には、ある程度名目方法を決めておきましょう。
例
- ・令和〇年なのか2000年なのか
- ・年度なのか年表記なのか
- ・ファイルの色や、テプラの色などで種類を区別する
- ・「題目」➡「年度」か「年度」➡「題目」の順番か
など、統一することで見やすくなるので、最初にルールを決めてから作りましょう！
ファイル別おすすめ収納
・フラットファイル：終わったものや時期により破棄するものなどの使用におすすめです。
あまり多用しすぎない方がいいです。紙のファイルなので時間が立つとヨレヨレになります。
使用し終わった後に、裏返して再利用することも可能です！
・ドッチファイル：現在進行形のものや保管する書類を綴るのにおすすめです。
一番おすすめのファイルです！
その名のとおり、どっちからも綴れるので便利です！
一度使ってみてください。
・レバーファイル：現在進行形のもので少量の書類であればおすすめです。
この書類は今週は使いたいけど、来週以降は保管書類のファイルに綴るなんてときはレバーファイルを使いましょう。
クリアファイルと違って、テプラで題目を付けられます！
・クリアファイル：一時的に挟んでおきたい書類への使用がおすすめです。
あまり多用しすぎると、分からなくなるのでほどほどに使用しましょう。
付箋で題目をつけておくなどの方法も効果的です！
・ハンギングフォルダー：一番下の引き出し（一番深いところ）でしようするのがおすすめです。
一時的に使用するのもいいですし、1つの量が多くなりすぎなければ区分して使用するのもおすすめです。
ハンギングフォルダーで一度検索してみてください。
業務の優先順位
仕事において、1つのことだけ仕事をすればいい。なんてことは殆どないと思います。
複数の業務を同時進行でこなす、そんなときの優先順位、仕事の進め方を解説します。
- 期限が近いもの
- 他人から依頼されたもの
- 自分の仕事
- 空いた時間で効率化を考える
細かく解説します。
1 期限が近いもの
当たり前ですが、期限を守れないのは一番ダメなことです。
期限を守れないのは「約束を守れない人」 ＝ 「信用にかける人」です。
仕事において信用がない人には、仕事が振られません。
仕事を多くしたくないから、あえてそうしている人がいるとしたら、愚か者です。
人生において仕事（会社員に限らず）に費やしている時間の方が多いです。
その時間を無駄に使っていると将来差がつきます。
それも分かったうえで、仕事をしないのであればハッキリ言って「バカ」です。
仕事をやらされていると思うからダメになります。
仕事は自分自身の成長のためのものです。どんな職種においても必ずしっかりと向き合っていれば成長します。
他人のことなんでどうでもいいです。（信頼があればついてくるものです）
よって期限は厳守しましょう！
2 他人から依頼されたもの
人から依頼されたものは、できることなら早めに取り掛かりましょう。
もちろん、自身の期限が近い仕事を優先しても構いません。
しかしその人にも期限があるかもしれません、逆の立場なら、急がないけど早めにやってもらえたら嬉しいですよね？
早くて困るなんてことはありません。信用にもつながります！
他人から依頼されたものはなるべく早めにやりましょう！
3 自分の仕事
ここは、期限はないけど大体の時期までにやっておくといいことや、次の仕事に備えて準備しておくことが
ベストです。
例：ファイルの作成、掃除、ゴミ捨て、整理整頓なども仕事の一環です。
上記、「デスク環境」「書類管理・ファイル整理」を参考にしてください！
4 空いた時間で効率化を考える
ある意味ここが一番、大切です！
何もすることがないときにネットサーフィンをするのは、悪いことだとは私は思いません。
そんな時間があってもいいと思いますが、仕事を効率よくするための試作や思考をするべきです。
その試作や思考する時間こそが、将来の自分への糧となります。
目先ばかりにとらわれずに、将来を見据えましょう！
さいごに
恐らく、これを読んでもめんどくさいなあと思う人もいると思います。
逆にこんなの当たり前だよと思う人もいると思います。
実行するもしないも自分次第です。
ここに書いてあることは、誰にでもできることです。
成果はすぐにでないかもしれません。
そんな目先のことは気にせず、周りと比べずに日々励みましょう！
・机の上には必要なもの以外置かない。
・机の中は、一目瞭然で分かるような収納を心がける。
・書類やファイルには、テプラやインデックスなどを使用し分かりやすくする。
・用途ごとに色々なファイルを使い分けよう
・優先順位を意識して仕事をしよう
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